Atlantis kent een veelheid aan keuzen voor pakketten, uitbreidingen met modulen en diensten, licentiesamenstellingen modulen en diensten voor een afnemer. Hiermee stelt een afnemer de licentie samen waarmee een prijs voor aanschaf, onderhoud en hosting wordt bepaalt. De prijsstelling kan per gebruiker/per jaar, per jaar of een eenmalige licentieprijs zijn met periodiek onderhoud en hostingkosten.
Bij DEVENTit zijn een aantal systemen in gebruik waarmee dit handmatig wordt gefactureerd en betalingen worden geregistreerd:
- Een CRM systeem (ZoHo CRM) waarin o.a. de NAW gegevens alsmede informatie t.a.v. het relatiebeheer en commerciële trajecten worden bijgehouden.
- Een facturatiesysteem (ZoHo Invoice), waarmee facturen worden opgemaakt en verzonden. Ook worden hierin de betalingen verwerkt.
- Exact Online waarin de financiële boekingen worden gedaan.
- Licentieserver waarin licentiesamenstellingen en prijsstellingen (in euros’s) daarvan worden vastgelegd.
- Rapportages over de gebruikte opslagcapaciteit per klant.
- Een hosting file waarin per afnemer de stand van zaken van de hosting t.a.v. modulen en opslag wordt geregistreerd.
- Een onderhoudsfile waarin per afnemer de stand van zaken t.a.v. het onderhoud wordt geregistreerd.
Deze systemen opereren los van elkaar en worden handmatig voorzien van de benodigde informatie zodat licentieregistratie en facturering uitgevoerd kan worden.
Het BLTS moet CRM, Invoice, Exact en Licentieserver aan elkaar koppelen alsook de files voor licentie- en onderhoud vervangen. Deze files zullen o.b.v. de informatie uit deze systemen gereconstrueerd kunnen worden.
Daaraan dient tevens en systeem voor (automatische en bank) betalingen gekoppeld te worden met de daarbij behorende afhandeling naar de verschillende systemen.
CRM, Invoice, Exact en de Licentieserver beschikken over API’s die, al dan niet in aangepaste vorm, toegepast kunnen worden om de integratie te realiseren.
Aandachtspunten voor deze opdracht zijn:
- Valuta’s; DEVENTit werkt tot op heden met één valuta. Dit dienen er meerdere te kunnen zijn waarbij de afnemer alleen te maken heeft met de eigen valuta.
- Transparantie; informatie omtrent de licentiesamenstelling, mutaties daarop en financiële transacties dienen transparant en controleerbaar te zijn voor zowel de afnemer als DEVENTit. Dit stelt eisen aan logging en rapportages.
Veiligheid; over de informatie omtrent licentiesamenstelling, mutaties en financiële transacties dient veilig te gebeuren zodat inbreuk op privacy of misbruik van betaalmiddelen uitgesloten is.